ПАО «Полюс»: Материально-техническое снабжение

Начало работы

При входе выдаётся сообщение "Войдите с именем пользователя и паролем, которые Вы ранее использовали для участия в закупочных событиях с "Полюс", что делать?                    

Если у Вас возникают сложности с вводом логина и пароля, то воспользуйтесь информацией для восстановления пароля.

Почему меня не приглашают в процедуры в Арибе?                       

Прежде всего, необходимо убедиться, что открытые процедуры отсутствуют в Вашем личном кабинете в Полюс / SAP Ariba. Если Вы не видите процедур в Вашем личном кабинете в Арибе, скорее всего, не проходит процедур по категориям, которые могут быть Вам интересны.

Более точно выяснить, есть ли такие процедуры, можно, посмотрев процедуры на портале Тендеров Полюса:

Если Вы видите на портале Тендеров Полюса процедуру по интересующей Вас номенклатуре МТР или услугам, то Вам необходимо открыть детальную информацию на портале Тендеров Полюса. Если там указано, что процедура проводится в Арибе, то Вам необходимо связаться с указанным закупщиком / менеджером по реализации НВИ.

После этого необходимо повторно проверить личный кабинет в Арибе, интересующие Вас процедуры должны там появиться.             

Пытаюсь начать работать в Арибе, но мне не приходят письма, что делать?               

Если у Вас наблюдаются сложности с получением писем от SAP Ariba, то необходимо выполнить действия в памятке "Действия при отсутствии писем от SAP Ariba", размещённой на портале закупок.

В каком часовом поясе я вижу время в Ariba? Почему я вижу то одно время, то другое в процедурах?            

Вы видите время в SAP Ariba в том часовом поясе, который настроен в Вашей учетной записи: Моя учетная запись \ Предпочтения \ Часовой пояс.

Я вообще ничего не знаю, с чего мне начать?                         

Вся необходимая информация по системе Полюс / SAP Ariba размещена на нашем портале закупок http://tenders.polyusgold.com/ariba/.

Для начала регистрации Вам нужно использовать ссылку саморегистрации и заполнить форму.

После заполнения анкеты саморегистрации Вам на почту придёт письмо, надо будет перейти по ссылке из него и нажать кнопку "РЕГИСТРАЦИЯ", после чего зарегистрироваться в системе Ariba Network.

После регистрации в Ariba Network Вы сможете войти в систему Полюс / SAP Ariba по ссылке https://supplier.ariba.com/ и принимать участие в закупочных процедурах. Для участия в процедурах этого достаточно.

Для того, чтобы Вас могли выбрать в качестве победителя, надо будет в том числе заполнить анкету регистрации Полюс и подать её на проверку СБ, дождаться её утверждения и получения статуса зарегистрирован.               

Почему у меня интерфейс Системы на английском языке  

Язык интерфейса Системы SAP Ariba зависит от настройки Вашего браузера. Если у Вас в браузере настроен язык по умолчанию "Английский", то SAP Ariba будет отображаться на английском языке, если у Вас будет установлен любой другой язык, кроме английского, то тогда интерфейс будет отображаться на русском языке. Это особенность работы данного облачного сервиса. Для примера основной язык браузера Google Chrome настраивается в разделе "Языки".       

У нас часто появляется ошибка смены IP. Что Вы нам посоветуете?                    

Система SAP Ariba является облачной услугой и физически располагается в ЦОДах провайдера облачной услуги компании SAP. Как нам поясняли в компании SAP - они не могут изменить эту настройку и если очень часто в течение работы меняется IP адрес, то их система считает это хакерской атакой.

Мы предлагаем следующий способ решить данную проблему: Вашей службе информационных технологий нужно настроить правило на маршрутизаторе: для доменов *.ariba.com выходить только с одного IP адреса (основного канала), а при падении основного канала переключаться на резервный.

У меня при регистрации в Ariba Network в верхнем левом углу написано «Исправьте поля, отмеченные красным цветом», при этом всё заполнено корректно и ни одно поле не выделено как ошибочное. Что мне делать?                      

Для устранения Вашей проблемы необходимо выполнить следующие действия:

1. Закройте браузер, который Вы используете.

2. Откройте браузер и перейдите по ссылке.

3. Нажмите "Зарегистрироваться" и заполните все необходимые поля анкеты Ariba Network.

4. Подтвердите создание учетной записи в Ariba Network, для этого перейдите по ссылке из письма-подтверждения создания учетной записи.

5. Вернитесь к письму-приглашению зарегистрироваться в системе Полюс / SAP Ariba. Если Вы не можете найти это письмо, создайте новый запрос на почту ariba@polyus.com с просьбой повторно прислать письмо-приглашение (обязательно укажите ИНН и полное наименование компании).

6. В письме-приглашении перейдите по ссылке «Щелкните здесь для создания учетной записи».

7. Нажмите кнопку "ВХОД". Введите логин и пароль от ранее созданной учетной записи, после чего учетная запись Полюс / Ariba сопоставится с учетной записью Ariba Network и мы установим деловые отношения в сети Ariba Network.

8. Убедитесь, что в левом верхнем углу рядом со значком "SAP" выбрано «Ariba proposals and questionnaire» / «Предложения и анкеты Ariba».

С этого момента Вы можете принимать участие в процедурах компании. Для продолжения регистрации заполните Анкету регистрации контрагента.

Можно ли на один и тот же e-mail зарегистрировать несколько компаний?                

На один e-mail можно зарегистрировать несколько учетных записей, но у них должны отличаться логины (имя пользователя). Если попытаться на уже занятый логин зарегистрировать учетную запись в Ariba Network, то Система выдаст ошибку.          

Какой срок проверки моих анкет?                    

Плановые сроки проверки от службы безопасности:

1. Утверждение запросов на регистрацию поставщика - до 3-х рабочих дней.

2. Утверждение проектов регистрации (больших регистрационных анкет) занимает до 5-ти рабочих дней, если к данным нет вопросов. Если возникают вопросы, то отправка на доработку и после повторного приема - ещё 5 рабочих дней на проверку.

Так же хотим обратить внимание, что сейчас идёт процесс внедрения и тиража продукта SAP Ariba и регистрируется большое количество контрагентов одновременно, в связи с этим срок проверки может немного возрасти.

 

Запрос саморегистрации

У меня сложности с регистрацией в Полюс / SAP Ariba, что делать?                   

Если у Вас возникли сложности с регистрацией в Полюс / SAP Ariba, например, Вы заполнили форму регистрации контрагента, а Вам не пришло уведомление на почту и Вы не можете войти в Полюс / SAP Ariba, то Вам необходимо заново пройти по ссылке саморегистрации и заново заполнить форму.

 Обязательно обратите внимание, чтобы у Вас в поле улица быть заполнен адрес как в ЕГРЮЛ, так же сразу проверьте на корректное заполнение других полей, в том числе ИНН и КПП.            

Я отправлял запрос поставщика, но мне ничего не пришло из SAP Ariba. Что мне делать дальше?            

Если Ваш запрос поставщика утвержден, то Вам должно было прийти письмо от SAP Ariba. Вам надо перейти по ссылке из данного письма и нажать кнопку "РЕГИСТРАЦИЯ", после чего заполнить анкету Ariba Network.

Если в процессе регистрации в Ariba Network Вы увидите сообщение, что данная организация уже зарегистрирована, Вам надо все равно продолжить регистрацию и завершить процесс до конца.

Если у Вас наблюдаются сложности с получением писем от SAP Ariba, то необходимо выполнить действия в памятке "Действия при отсутствии писем от SAP Ariba", размещённой на портале закупок Полюс.

 

Анкета регистрации (СБ)

Что заполнять в полях, документов которых в нашей организации нет?           

В анкете регистрации Полюс / SAP Ariba сделать поля не обязательными мы не можем, поскольку для некоторых сфер деятельности они являются обязательными. Если у Вас возникает ситуация, когда часть документов из анкеты для Вашей организации не применимы, то Вы можете оформить письмо с подписью Генерального директора о том, что данные документы не применимы для Вашей организации, и скан этого письма прикладывать в таких полях. 

Для чего нам нужно заполнять анкету регистрации?                       

Вы прошли первичную регистрацию в Системе (заполнили внешнюю анкету) и получили статус "Приглашён", сейчас Вы можете принимать участие в процедурах. Но в будущем, чтобы Вас могли выбрать победителем процедур, то Вам нужно получить статус "Регистрация проведена". Для этого нужно заполнить анкету регистрации контрагента по форме службы безопасности (внутренняя анкета). Её нужно всю заполнить и передать на проверку. После её проверки и утверждения, Вы получите статус "Регистрация проведена".

Если есть главный бухгалтер, то что прикладывать в п. 9.3.4 и 9.3.5.1 анкеты регистрации?            

Если в Вашей организации имеется главный бухгалтер, скан Приказа о его назначении нужно прикреплять и к пункту 9.3.4 «Приказов о ведении бухгалтерского учета единоличным исполнительным органом (в случае отсутствия в штате бухгалтерского работника)» и к пункту 9.3.5.1. «Протоколы и выписки из протоколов, приказов, распоряжений, решений».     

У нас есть обособленное подразделение (не филиал). Нужно ли в анкете подкреплять на него документы в п. 11.1 (имеется только уведомление на постановке в учет в налоговом органе)?                 

Данный раздел относится к филиалам юридических лиц нерезидентов, зарегистрированных на территории РФ. Таким образом, в данном случае подгружается произвольный документ контрагента, подписанный Генеральным директором, о том, что данный пункт Анкеты к Вашей организации не применим.  

Что значит "Ваша организация не соответствует требованиям Компании к контрагенту, указанным на сайте"?                  

Ваша организация не соответствует требованиям Компании к контрагенту, указанным на сайте http://tenders.polyusgold.com/supplier/           

Интерфейс системы не позволяет прикреплять более одного документа на каждый пункт анкеты, что делать с этим?         

Если Вам в поле необходимо приложить более одного документа, то нужно эти документы предварительно заархивировать, например, архиватором ZIP, и загрузить в это поле один файл с архивом.

Нам не подходит ни одна категория из предложенных вами, что нам делать?           

Выбор конкретного товара и услуги не критичны для участия в закупочной процедуре. Необходимо отслеживать процедуры на сайте тендеров http://tenders.polyusgold.com/purchases/ и обращаться к закупщикам за приглашением. Ограничений по выбранным категориям при приглашении поставщика у закупщика нет.          

Мы подали анкету регистрации на проверку, но к нам поступил запрос дополнительной информации, что нам делать, заполнять все заново?         

Это означается, что при проверке службой безопасности некоторых полей анкеты у них возникли вопросы, сами вопросы должны быть в виде комментария. Вам надо просто скорректировать эти пункты и заново подать анкету на проверку. Более подробно как это сделать указано в п. 5.1 инструкции.  

В анкете в пункте 6.23 «Постановка на учет в государственном надзорном органе». Что имеется ввиду?                      

В данном вопросе имеется ввиду документ – свидетельство/карточка постановки на спец. учет в надзорном органе субъектов 115-ФЗ «О противодействии легализации денежных средств полученных преступным путем…»  (Росфинмониторинг, Пробирная Палата, Роскомнадзор, ЦБ РФ, Прокуратура РФ).  

В анкете что означает пункт «Справки (письма) об оборотах за последние 12 месяцев по счетам, открытым в кредитных организациях»?                      

Справка по оборотам из банка – информация о дебете/кредите счета за последние 12 месяцев выданная Банком.             

В анкете что означает вопрос про кредитные счета?                       

Вопрос о кредитных счетах относится только к кредитным организациям. Для всех остальных организаций см. п. 1.              

В анкете что означает пункт «Письмо (справка) о корреспондентских счетах, открытых в других кредитных организациях»?                     

Справка о присвоении кодов статистики.

В анкете п. 9.2.4 обязательна ли справка из налоговой и п. п.  9.2.5 справка об оборотах из банка?                      

Обязательны. Обороты из банка без раскрытия получателей и плательщиков, просто Дебет/кредит за период.               

В анкете п. 9.3.7 нужен ли договор аренды юр. адреса?     

Обязательно. Можно без коммерческой части, но обязательно действующий, т.е. своевременно пролонгированный. Либо свидетельство о собственности на помещение, если оно принадлежит контрагенту.    

В анкете п 9.3.9 что имеется ввиду про 4 периода? 4 года 

Имеется ввиду Бухгалтерский баланс + отчет о финансовом результате (или иная, в зависимости от применяемой системы налогообложения). Обязательно с отметкой налоговой или электронным письмом о ее передаче. Срок - за последние 4 года или за период деятельности контрагента, если он менее 4 лет, либо официальное письмо о том, что отчетность не сдавалась (срок существования предприятия менее одного года).